3.3.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является:
- личное обращение гражданина или его представителя в департамент через канцелярию;
- полученное департаментом обращение гражданина по почте, электронной почте, Интернету, факсу;
- поступающее обращение гражданина в департамент из других государственных органов для рассмотрения по принадлежности;
- переданное должностному лицу во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан.
3.3.2. Прием и первичная обработка обращений граждан осуществляется в канцелярии.
3.3.3. Специалист канцелярии, ответственный за приём документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;
- подкрепляет впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);
- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес департамента нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- возвращает на почту, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет в двух экземплярах акт по форме (приложение N 3) о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в канцелярии, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.
3.3.4. Специалист канцелярии, ответственный за прием документов, получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая сообщает об этом своему руководителю - начальнику отдела документационного обеспечения и кадровой работы и действует в соответствии с его указанием.
3.3.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами канцелярии. По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.
3.3.6. Обращения, поступившие:
- по факсу, электронной почте - принимаются в канцелярии и передаются на регистрацию;
- на официальный сайт департамента по сети Интернет - принимаются специалистами отдела реестров и информационного учета государственного имущества департамента, распечатываются и передаются в канцелярию на регистрацию.
3.3.7. Результатом административного действия является прием и первичная обработка письменных обращений граждан, передача обращений на регистрацию.
3.3.8. Максимальный срок выполнения административного действия - 1 рабочий день. Данный срок включается в 3-х дневный срок для регистрации обращений.