98. Основанием для выполнения данной процедуры является получение обращения заявителя по почте, оформленное заказным письмом с описью вложения и уведомлением. При этом днем обращения за субсидией считается дата их получения филиалом ОГУ.
Обязанность подтверждения факта отправки указанных документов лежит на заявителе.
99. Специалист филиала ОГУ получает входящую корреспонденцию, анализирует (проверяет) полученные документы.
Копии документов, направляемых по почте, требуют обязательного нотариального заверения, заявление должно быть уже заполнено.
Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.
100. При установлении фактов отсутствия необходимых документов или несоответствия представленных документов требованиям, указанным в Административном регламенте, специалист филиала ОГУ, ответственный за предоставление государственной услуги, уведомляет заявителя в письменной форме о наличии препятствий для предоставления субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг или о выявленных недостатках в представленных документах, а также сообщает возможные способы их устранения.
Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.
101. Специалист филиала ОГУ, ответственный за предоставление государственной услуги, на основании представленных документов определяет право заявителя на предоставление субсидии.
Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты.
102. Специалист филиала ОГУ, ответственный за предоставление государственной услуги, вносит в специальный журнал регистрации заявлений о предоставлении субсидии (приложение 5 к Административному регламенту) запись о приеме документов в соответствии с Правилами ведения книг учета документов:
- порядковый номер записи (N заявления);
- дата приема заявления с точностью до минуты;
- данные о заявителе (фамилия, имя, отчество; адрес места жительства);
- дата и номер принятия решения о назначении или решения об отказе в выплате жилищной субсидии;
- способ получения субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;
- размер предоставленной субсидии;
- срок установления субсидии;
- номер личного дела;
- свою фамилию и инициалы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.
103. Специалист филиала ОГУ, ответственный за предоставление государственной услуги, оформляет расписку - уведомление о приеме заявления и документов, полученных по почте, по установленной форме в 1 экземпляре (приложение 3 к Административному регламенту). В расписке - уведомлении в том числе указываются:
- данные о заявителе (фамилия, имя, отчество; адрес места жительства)
- количество экземпляров каждого из представленных документов, в том числе подлинных экземпляров, копий;
- количество листов в каждом экземпляре документа;
- регистрационный номер в специальном журнале регистрации заявлений о предоставлении субсидии;
- дата приема заявления и представления документов;
- фамилия, имя, отчество, телефон и подпись специалиста филиала ОГУ, принявшего заявление и документы и сделавшего соответствующую запись в журнале регистрации заявлений о предоставлении субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.