3.1. Наименование административных процедур и их последовательность при предоставлении государственной услуги.
3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений ответственными исполнителями;
- личный прием граждан;
- подготовка ответов на письменные обращения граждан.
3.1.2. Блок-схема административных процедур при предоставлении государственной услуги "Рассмотрение обращений граждан" приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.
3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение гражданина в Департамент или поступление в Департамент обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.
3.2.2. Обращение может:
- поступить по почте, по факсу, по электронной почте (dits@govvrn.ru), а также на сайт Департамента в информационной системе "Портал Воронежской области в сети Интернет" (http://www.govvrn.ru) или с использованием иных государственных информационных систем;
- быть доставлено непосредственно гражданином или его представителем, а также должностным лицом, получившим обращение во время проведения им публичных и иных мероприятий с участием граждан.
3.2.3. Сотрудник Департамента, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;
- подкрепляет впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);
- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес Департамента нет", датой и личной подписью. Данную справку прилагает к поступившим документам;
- возвращает на почту, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет в двух экземплярах акт о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в Департаменте, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.
3.2.4. Обращения, поступившие по факсу, электронной почте, через сеть Интернет, регистрируются в порядке, установленном для письменной корреспонденции.
3.3. Регистрация поступивших обращений.
3.3.1. Поступившие в Департамент письма регистрируются с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) в течение 3 дней с момента поступления.
3.3.2. Сотрудник Департамента, ответственный за регистрацию обращений:
- в регистрационной карточке АС ДОУ указывает вид обращения (заявление, предложение, жалоба), фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор или тот, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- указывает количество поступивших листов, количество приложений, количество листов приложений, составляет краткую аннотацию обращения;
- указывает данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делает отметку о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;