67. Основанием для подготовки и направления запроса в сектор является отсутствие первого экземпляра записи акта гражданского состояния в архиве отдела.
68. Специалист отдела готовит письма в адрес:
- заявителя, в котором сообщает о направлении запроса в сектор в связи с отсутствием первого экземпляра записи акта гражданского состояния в архиве отдела;
- сектора, в котором просит выдать повторный документ на основании второго экземпляра записи акта гражданского состояния в связи с отсутствием первого экземпляра записи акта гражданского состояния в архиве отдела. К письму прилагает заявление о выдаче повторного документа и извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния.
Срок выполнения действия - 15 минут.
69. Специалист отдела подготовленные письма передает в порядке делопроизводства на подпись начальнику отдела.
Срок выполнения действия - 2 минуты.
70. Начальник отдела подписывает запрос и в порядке делопроизводства возвращает специалисту отдела.
Срок выполнения действия - 20 минут.
71. Специалист отдела:
- осуществляет регистрацию писем в журнале регистрации отправляемой корреспонденции;
- проставляет отметку об исполнении заявления о выдаче повторного документа в соответствующей графе журнала регистрации запросов граждан в отношении актов гражданского состояния;
- направляет адресатам письма в порядке делопроизводства.
Срок выполнения действия - 5 минут.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 42 минуты.