5.1. Предложения о необходимости составления письма, обращения, ходатайства, справки или иного документа Президенту Российской Федерации, в федеральные органы законодательной и исполнительной власти (далее - исходящие письма Администрации автономного округа в вышестоящие органы) вносятся руководством Администрации автономного округа. Главами Администраций муниципальных образований, руководителями департаментов, комитетов, управлений, фондов и инспекций автономного округа, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
5.2. Проекты исходящих писем в вышестоящих органы готовятся управлениями и отделами аппарата Администрации автономного округа, департаментами, комитетами, управлениями, фондами, инспекциями автономного округа, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти согласно:
- поручениям Губернатора автономного округа и его заместителей;
- собственной инициативе в связи с возникшей в ходе осуществления своих функциональных обязанностей необходимостью;
- запросам и поручениям органов государственной власти федерального уровня.
5.3. Проекты исходящих писем в вышестоящие органы должны быть мотивированными и, как правило, состоят из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - выводы, просьбы, предложения. Текст письма может содержать одну заключительную часть - просьбу без пояснения, оценку фактов, выводы.
5.4. Проект исходящего письма Губернатора (Администрации) автономного округа в вышестоящие органы проходит согласование у курирующих данную сферу деятельности заместителей Губернатора автономного округа, в заинтересованных структурных подразделениях Администрации автономного округа и затем через секретариат Губернатора передается на подпись Губернатору автономного округа или его заместителю.
5.5. Согласование оформляется визой, которая проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии письма и включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату, при необходимости - должность визирующего. Срок согласования исходящего письма устанавливается не более одного дня.
На последнем листе (лицевой стороне) исходящего письма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона.
5.6. Ответственность за своевременность и качество подготовки, проведение процедуры согласования исходящих писем Администрации автономного округа возлагается на основного разработчика (исполнителя) - руководителя департамента, комитета, управления, фонда или инспекции автономного округа, территориального органа федерального органа исполнительной власти.
5.7. Отдел делопроизводства Управления делами осуществляет оформление исходящих писем Губернатора и Администрации автономного округа в соответствии с требованиями к документам, установленными Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30 - 97), а также их рассылку на следующий после подписания день.