61. Основанием для начала административной процедуры, связанной с оформлением и хранением материалов является завершение проверки и анализа всех полученных материалов, документов, информации и объяснений.
62. Оформление материалов предусматривает комплекс работ по описанию титульного листа, подшивке, нумерации листов, составление внутренней описи документов, связанных с проведением проверки.
Должностным лицом, ответственным за оформление документов являются руководитель инспекции или должностное лицо, осуществлявшее проверку единолично.
63. Документация по каждой проверке подшивается в отдельное дело в хронологическом порядке сверху вниз: предписание, акт проверки, документы, являющиеся приложением к акту проверки, программа проверки, распоряжение, поручение, обращение, заявление. Листы дела нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, нумерация идет снизу вверх.
64. Внутренняя опись (далее - Опись) документации производится в соответствии с нумерацией листов дела. В Описи указываются порядковый номер документа, заголовок документа, номера листов и примечание. Листы Описи нумеруются отдельно от документов и к общему количеству листов дела не прибавляются.
65. Титульный лист оформляется следующим образом:
- наименование Службы указывается полностью в именительном падеже;
- записывается наименование отдела Службы в соответствии с утвержденной структурой Службы;
- после слова "Дело N " проставляется номер (индекс) дела по номенклатуре дел Службы и номеру проверки;
- в заголовке указывается наименование предмета проверки с указанием полного наименования Субъекта проверки;
- внизу титульного листа указывается населенный пункт и год, в котором формировалось дело;
- архивный номер заполняется специалистами отдела государственной гражданской службы и делопроизводства Службы.
66. Оформленные материалы до передачи в архив Службы хранятся в течение года в Отделе Службы в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
67. После завершения текущего календарного года, в течение 2-х месяцев следующего года, оформленные материалы передаются в архив Службы.
68. Информация по устранению нарушений, представленная Субъектом проверки, подшивается в дело после описи документации проверки Отделом Службы.