54. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в архивное агентство официальных документов для предоставления государственной услуги.
55. Официальные документы представляются в архивное агентство заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
56. Датой поступления документов является дата их регистрации в архивном агентстве.
57. Прием и регистрацию официальных документов осуществляет должностное лицо, уполномоченное принимать и выдавать документы, заполнять апостиль (далее - уполномоченное должностное лицо). При этом официальные документы и запрос заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, предварительно регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.
58. Уполномоченное должностное лицо при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
59. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо незамедлительно сообщает руководителю архивного агентства об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Руководитель архивного агентства рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные уполномоченным должностным лицом.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
60. В случае принятия руководителем архивного агентства решения об отказе в приеме официальных документов уполномоченное должностное лицо в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
61. По письменному требованию заявителя уполномоченное должностное лицо готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма уполномоченное должностное лицо излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, уполномоченное должностное лицо представляет на подпись руководителю архивного агентства.
62. Руководитель архивного агентства подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает уполномоченному должностному лицу.