12.1. Формирование дела об объекте (документы службы о соответствии объекта регламентам) осуществляется в соответствии с настоящим Административным регламентом, Инструкцией по делопроизводству Службы.
12.2. Формированием дела об объекте, комплектованием исполнительской и технической документацией к нему занимается уполномоченное должностное лицо Службы.
12.3. Дело об объекте включает копии полученных Службой документов, заверенные уполномоченным должностным лицом Службы, а также документы по проверкам объекта (вторые экземпляры документов по проверкам, документы по устранению нарушений, переписка, и др.)
12.4. Регистрация входящих и исходящих документов, связанных с осуществлением государственного строительного надзора, производится согласно инструкции по делопроизводству Службы, централизованно должностным лицом Службы ответственным за ведение делопроизводства в Службе.
12.5. Регистрационные номера документов по конкретной проверке (уведомление, акт проверки, предписание и др.) соответствуют номеру распоряжения руководителя по проведению проверки, связанной с осуществлением государственного строительного надзора.
12.6. Регистрация дела об объекте производится централизованно в информационно-аналитическом отделе службы.
12.7. Документы по проверкам, кроме акта итоговой проверки, распоряжения о выдаче заключения, заключения, составляются в 2 экземплярах. Распоряжение о выдаче заключения, акт итоговой проверки, заключение составляются в 3 экземплярах для включения третьего экземпляра в дело с документами о соответствии объекта регламентам.
12.8. При подготовке дела об объекте для передачи в архив службы необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные, подписанные документы;
- не включать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- заголовок дела должен соответствовать номенклатуре дел службы.
12.9. Копии исполнительных, технических документов, заверенные в установленном порядке, поступают в архив службы вместе с делом об объекте.
12.10. Дела об объекте подлежат, как документы временного (свыше 10 лет) хранения, полному оформлению. Для учета, использования документов в деле составляется внутренняя опись, производится нумерация листов в деле.