ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области.
1. Общие положения
1.1. Личное дело государственного служащего Новгородской области (далее по тексту личное дело) - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о служащем и его служебной деятельности. Личное дело включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.
1.2. К анкетно-биографическим и характеризующим документам относятся:
личные заявления о приеме на службу, о перемещениях по службе и об увольнении;
протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);
анкета с фотографией (приложение 1);
автобиография;
заверенные копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости, о подготовке, переподготовке, повышении квалификации;
копии (выписки) распоряжений (приказов) о приеме на службу, о перемещениях и об увольнении;
трудовой договор (контракт);
кадровая справка (справка-объективка) (приложение 2);
представления руководства к присвоению квалификационных разрядов, о перемещениях и зачислениях в резерв (личный листок государственного служащего Новгородской области - приложение 3);
аттестационные листы;
характеристики, рекомендательные письма с последнего места работы;
служебные отзывы, отзывы о стажировке;
выписка из протокола заседания комиссии по установлению стажа государственной службы, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и установление продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет;
послужной список государственного служащего Новгородской области (приложение 4).
К дополнительным документам относятся:
аттестационные листы прошлых аттестаций, кадровые справки (справки- объективки), личные листки по учету кадров и анкеты прошлых лет;
характеристики с прежнего места работы;
справки о состоянии здоровья;
другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
1.3. Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) на скоросшиватель. На торец обложки (папки) наклеивается бумажная полоска с наименованием государственного органа исполнительной власти и номером личного дела.
1.4. В каждом личном деле ведется внутренняя опись, в которую записываются наименования всех подшитых документов, дата включения их в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.
1.5. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя органа государственной власти или руководителя соответствующей кадровой службы, об этом во внутренней описи делается соответствующая запись. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.
1.6. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы в личном деле должны располагаться в хронологическом порядке.