АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 04 июня 1998 года N 372-РГ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области.

2. Рекомендовать органам местного самоуправления области разработать и утвердить инструкции о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащих соответствующих муниципальных образований области.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 1 сентября 1998 года.

Губернатор области М.М. Прусак

Утверждена
распоряжением Администрации
области от 04.06.98 N 372-рг

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области.

1. Общие положения

1.1. Личное дело государственного служащего Новгородской области (далее по тексту личное дело) - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о служащем и его служебной деятельности. Личное дело включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

1.2. К анкетно-биографическим и характеризующим документам относятся:

личные заявления о приеме на службу, о перемещениях по службе и об увольнении;

протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);

анкета с фотографией (приложение 1);

автобиография;

заверенные копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости, о подготовке, переподготовке, повышении квалификации;

копии (выписки) распоряжений (приказов) о приеме на службу, о перемещениях и об увольнении;

трудовой договор (контракт);

кадровая справка (справка-объективка) (приложение 2);

представления руководства к присвоению квалификационных разрядов, о перемещениях и зачислениях в резерв (личный листок государственного служащего Новгородской области - приложение 3);

аттестационные листы;

характеристики, рекомендательные письма с последнего места работы;

служебные отзывы, отзывы о стажировке;

выписка из протокола заседания комиссии по установлению стажа государственной службы, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и установление продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет;

послужной список государственного служащего Новгородской области (приложение 4).

К дополнительным документам относятся:

аттестационные листы прошлых аттестаций, кадровые справки (справки- объективки), личные листки по учету кадров и анкеты прошлых лет;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

1.3. Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) на скоросшиватель. На торец обложки (папки) наклеивается бумажная полоска с наименованием государственного органа исполнительной власти и номером личного дела.

1.4. В каждом личном деле ведется внутренняя опись, в которую записываются наименования всех подшитых документов, дата включения их в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.

1.5. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя органа государственной власти или руководителя соответствующей кадровой службы, об этом во внутренней описи делается соответствующая запись. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

1.6. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы в личном деле должны располагаться в хронологическом порядке.

1.7. Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

1.8. При формировании и ведении личного дела могут использоваться ксерокопии документов об образовании, заверенные подписью работника кадровой службы и печатью кадровой службы, при наличии предъявленного подлинника документа. В случае отсутствия подлинника в кадровую службу должны предоставляться нотариально заверенные копии документов об образовании.

1.9. В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, к которым относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, распоряжения (приказы) об отпусках, о командировках и т.д.

1.10. Организационно-методическое обеспечение работы по составлению, ведению, учету и хранению личных дел государственных служащих в органах государственной власти области, а также контроль за соблюдением настоящей Инструкции кадровыми службами органов государственной власти области осуществляет отдел кадровой политики комитета государственной службы области.

2. Формирование и порядок ведения личных дел

2.1. Основания оформления личного дела

2.1.1. Личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) о назначении на государственную должность государственной службы области.

2.1.2. В личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на службу (работу);

протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

медицинская справка формы 086 у;

копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости;

распоряжение (приказ) о приеме на службу (работу);

кадровая справка (справка-объективка);

послужной список государственного служащего Новгородской области;

внутренняя опись (приложение 5).

2.1.3. Работник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету, автобиографию и т.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

2.2. Анкета

2.2.1. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных служащего, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, близких родственниках и др. Анкета заполняется собственноручно служащим при оформлении поступления на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например: Ученая степень - не имею).

2.2.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:

паспорт;

трудовая книжка;

военный билет;

документы об образовании;

документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

2.3. Порядок заполнения отдельных граф анкеты

2.3.1. В графе "Образование" должны применяться следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее профессиональное", "среднее", в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у служащего. Если служащий закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается. Окончившие два курса высшего (или приравненного к ним) профессионального учебного заведения относятся к лицам с неполным высшим профессиональным образованием.

"Специальность по диплому" и "квалификация по диплому" заполняются только специалистами с высшим и средним профессиональным образованием на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся или обучавшиеся в средних профессиональных учебных заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее (полное общее) или неполное среднее (основное общее) образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее профессиональное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее (полное общее) образование, относятся служащие, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Для служащих, окончивших профессионально-технические училища (или образовательные учреждения, к ним приравненные), указывается профессия и разряд.

Лицам, не имеющим профессионально-технического (начального профессионального) образования, профессия указывается по опыту работы.

2.3.2. В графе "Были ли за границей" указывается полное наименование страны, год и цель пребывания (например: Федеративная Республика Германия - 1997 год - турпоездка).

2.3.3. В графе "Ваши близкие родственники" перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (родители, супруги, дети, а также братья и сестры), при этом указывается их фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы, должность.

2.3.4. В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность служащего началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и тому подобное (например: "не работал", "находился на пенсии", "находился на иждивении", "болел"). Кроме того, если служащий занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооруженных Силах указывается должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной воинской части в другую - номера этих частей и даты перехода с указанием адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается строго в хронологическом порядке.

2.3.5. В графе "Дополнительные сведения" могут указываться сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий СССР, РСФСР, иных союзных республик Российской Федерации.

Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, указов и приказов о награждении, поощрении.

2.3.6. В графе "Отношение к воинской обязанности и воинское звание" указывается отношение служащего к воинской обязанности (например: военнообязанный (ая); майор запаса, сержант запаса).

Лицо ответственное за документационное обеспечение кадровой работы, обязано проверять при приеме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверения граждан, подлежащих призыву, установить, состоит ли гражданин (ка), принимаемый (ая) на службу, на воинском учете. В случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет (если он (она) является военнообязанным (ой)) необходимо направлять граждан в городской (районный) военный комиссариат.

2.3.7. В графе "Домашний адрес и номер телефона" необходимо указать почтовый индекс. Если адрес прописки и проживания не совпадают, то указываются оба адреса.

2.3.8. В графе "Паспорт или документ, его заменяющий" следует указывать его номер, серию, когда и кем выдан.

2.3.9. Анкета подписывается и заверяется:

лицом, поступающим на службу;

работником кадровой службы, ответственным за документационное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу;

печатью кадровой службы.

2.4. Автобиография служащего

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновленная автобиография.