(состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)
24. Предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и первичная обработка обращений;
2) регистрация поступивших обращений;
3) направление обращений на рассмотрение;
4) рассмотрение обращений;
5) оформление ответа на обращение;
6) личный прием заявителей;
7) постановка обращений на контроль;
8) продление срока рассмотрения обращений;
9) представление справочной информации о ходе рассмотрения обращения;
10) оформление и хранение дел по обращениям;
11) порядок и формы контроля за исполнением государственной услуги по рассмотрению обращений.
Прием и первичная обработка обращений
25. Основанием для начала выполнения административной процедуры является письменное, электронное или устное обращение, поступившие в администрацию Костромской области, исполнительные органы государственной власти Костромской области, либо поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления или организаций для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
26. Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, на официальный форум администрации Костромской области или в электронную приемную губернатора Костромской области.
27. Обращение, присланное по почте, поступившее фельдъегерской связью в администрацию Костромской области, и документы, связанные с их рассмотрением, направляются специалисту, ответственному за прием документов в администрации Костромской области.
Обращение, присланное по почте, поступившие фельдъегерской связью в исполнительные органы государственной власти Костромской области, и документы, связанные с его рассмотрением, направляются специалисту, ответственному за прием документов в исполнительном органе государственной власти Костромской области.
28. Специалист, ответственный за прием документов в администрации Костромской области, исполнительном органе государственной власти Костромской области:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);
3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
4) прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
5) в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации Костромской области нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД).
Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.
По просьбе обратившегося заявителя ему выдается расписка согласно приложению N 6 к настоящему Административному регламенту с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.
29. Обращение, поступившее в приемную губернатора Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимается и учитывается в журнале регистрации входящей электронной почты и факсов специалистом приемной губернатора Костромской области и передаётся в Отдел по работе с обращениями граждан.