Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы Костромской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Костромской области, хранящихся в Государственном архиве Костромской области, Государственном архиве новейшей истории Костромской области, в муниципальных, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России.
3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношении; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.
3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.
3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Костромской областной Думы и губернатора (главы администрации) Костромской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.
3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.
3.7. В соответствии с законами Костромской области "Об Архивном фонде Костромской области и архивах", "О внесении изменений и дополнений в закон Костромской области "Об Архивном фонде Костромской области и архивах", иными правовыми актами Костромской области решает вопросы о передаче в пределах Костромской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов Костромской области в государственные архивы других республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов.
3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Костромской области.
3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Костромской области.
3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе зонального научно-методического Совета архивных учреждений Центрального района Российской Федерации, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, докумектоведения и археографии в практику архивного дела.
3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.
3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Костромской области по вопросам архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.
3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Костромской области.
3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Костромской области, выдаваемых Федеральной архивной службой России по его заключению, и осуществляет контроль за их собиранием.
З.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Костромской области за пределы Костромской области.
3.19. Организует публикацию и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.
3.20. Контролирует соблюдение порядка пользовании архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных Договоров на их коммерческое использование.
3.21. Контролирует деятельность Государственного архива Костромской области и Государственного архива новейшей истории Костромской области по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных услуг и работ.
3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту областного бюджета о расходах на свое содержание и на содержание непосредственно подчиненных ему Государственного архива Костромской области, Государственного архива новейшей истории Костромской области, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
3.23. Осуществляет контроль за ведением бухгалтерского и статистического учета в Государственном архиве Костромской области и в Государственном архиве новейшей истории Костромской области, своевременным представлением ими отчетности.
3.24. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств-участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.
3.25. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральной архивной службой России профильных архивных документов, находящихся за рубежом.
3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консигнации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению Государственного архива Костромской области и Государственного архива новейшей истории Костромской области.
3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.