5.1. Отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.
5.2. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности постановлением губернатора (главы администрации) Костромской области.
Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, распределяет обязанности между заместителем и другими работниками.
5.3. Начальник отдела:
5.3.1. издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;
5.3.2. в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной власти приказы и инструкции;
5.3.3. распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;
5.3.4. определяет структуру и утверждает в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание аппарата отдела, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований;
5.3.5. назначает и освобождает от должности работников отдела, директоров, их заместителей, главных хранителей фондов, заведующих отделами, главных бухгалтеров Государственного архива Костромской области и Государственного архива новейшей истории Костромской области;
5.3.6. утверждает положения о Государственном архиве Костромской области и Государственном архиве новейшей истории Костромской области.
5.4. В отделе образуется коллегия в составе начальника отдела (председатель коллегии), его заместителя - по должности и членов коллегии.
Состав коллегии утверждается постановлением губернатора (главы администрации) Костромской области.
Коллегия отдела является совещательным органом. Она рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.
Решения коллегии оформляются приказами начальника отдела.
5.5. При отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Костромской области, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.
Положение об зкспертно-проверочной комиссии и ее состав утверждаются приказом начальника отдела.
5.5, Отдел финансируется за счет областного бюджета.
5.7. Отдел является юридическим лицом, имеет свои расчетные счета в банке, баланс и бухгалтерию. Отдел имеет печать с изображением Государственного герба России и со своим наименованием,
5.8. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется Костромской областной Думой по представлению губернатора (главы администрации) Костромской области о внесении изменений в схему управления областью и структуру органов областной администрации.
Утверждение Положения об отделе, внесение в него изменении и дополнений осуществляется постановлением губернатора (главы администрации) Костромской области по предложению начальника отдела и в соответствии с действующим гражданским законодательством.