Документы государственной части архивного фонда Белгородской области и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Белгородской области осуществляются в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Порядок использования документов государственной части архивного фонда Белгородской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Белгородской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с органом управления архивным делом администрации Белгородской области.
Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Архивные учреждения Белгородской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования в соответствии с установленным порядком.
Использование документов государственной части архивного фонда Белгородской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Рассекречивание документов государственной части архивного фонда Белгородской области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Белгородской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части архивного фонда Белгородской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Белгородской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются сроком на 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - наследниками.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.
Пользователи документов архивного фонда Белгородской области несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решение архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.