Документы архивного фонда Белгородской области независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части архивного фонда Белгородской области учитываются в архивных органах и архивных учреждениях Белгородской области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти и прокуратуры Белгородской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части архивного фонда Белгородской области в соответствующие архивные органы и архивные учреждения Белгородской области.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Белгородской области представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и архивных учреждений Белгородской области.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части архивного фонда Белгородской области собственники информируют архивные органы и архивные учреждения Белгородской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.