Собственники документов, отнесенных к составу архивного фонда Белгородской области, обязаны обеспечить их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы изготавливаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями Белгородской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Белгородской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда Белгородской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и учреждений органов и учреждений системы архивного отдела администрации Белгородской области;
разрабатывают и утверждают по согласованию с органом управления архивным делом администрации Белгородской области и учреждениями его системы нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Белгородской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения соответствующим архивным органом или учреждением системы архивного дела администрации области, описей на дела постоянного хранения и согласования, описей на дела по личному составу и актов о выделении документов на уничтожение.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Белгородской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и архивными учреждениями.