3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса.
3.2.2. Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение восьми календарных дней осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивных учреждениях области научно-справочного аппарата и информационных материалов.
В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
- наличие оснований для отказа в предоставлении запрашиваемой информации;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
3.2.3. После проведения анализа должностное лицо Управления, ответственное за предоставление государственной услуги, готовит проекты сопроводительных писем для направления по принадлежности запроса заявителя и проекты писем заявителю:
- о направлении запроса на исполнение по принадлежности;
- об отказе в приеме документов, поступивших по почте, электронной почте, с разъяснениями причин отказа;
- об отказе в получении запрашиваемых сведений с разъяснением дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
3.2.4. Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление государственной услуги, обеспечивает передачу на подпись начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю начальника) подготовленных проектов вышеуказанных писем в день завершения их подготовки.