4.1. Для максимального использования Системы необходимо:
- исключить хождение бумажных версий протоколов поручений в структурных подразделениях аппарата губернатора области и департаментах области;
-для управления подчинёнными Сотрудниками использовать возможность постановки задачи в Системе;
- для общения с вышестоящим руководством (служебные записки и отчётно-информационная документация) использовать возможность создания задачи себе от имени руководства (по согласованию с руководством);
- для общения с руководителями других Структурных подразделений (служебные записки и отчётно-информационная документация) использовать возможность создания задачи от имени общего вышестоящего руководителя (заместителя губернатора области, начальника департамента или другого руководителя) в целях соблюдения служебной иерархии.
4.2. Руководитель Структурного подразделения вводит поручение в Систему и контролирует его исполнение. Руководитель Структурного подразделения может назначить ответственного за выполнение этих функций (помощника, секретаря или другого сотрудника).
Для делегирования ответственному соответствующих прав руководитель Структурного подразделения направляет заявку (бумажным или электронным письмом) Администратору Системы, в которой указывает структурное подразделение, фамилию, имя и отчество ответственного, должность и предоставляемые права.
4.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким Сотрудникам, исполнитель, указанный в поручении первым, вводится в задаче в качестве Ответственного руководителя, остальные - в качестве исполнителей. Если в поручении за каким-либо исполнителем закреплены функции контроля, он вводится в задаче в качестве Контролера. Не включенные в Систему исполнители вводятся в задачу в качестве внешних Пользователей.
4.4. При сохранении поручение автоматически поступает ко всем включенным в задачу. Внешним Пользователям Системы поручения направляются по электронной почте.
При необходимости руководитель (ответственный) формирует, печатает, визирует протокол поручений и передает его вне Системы на бумажном носителе любым доступным способом (почта, электронная почта, факсимильная связь и т.д.).
4.5. Пользователь, имеющий статус "Начальник", выполняет одно из действий:
- добавляет одного или несколько Сотрудников из своего или подчиненных Структурных подразделений для исполнения поручения;
- создает подзадачу одному или нескольким Сотрудникам из своего или подчиненных Структурных подразделений для исполнения поручения;
- лично исполняет задачу-поручение и создает отчет о результатах исполнения.
4.6. Пользователь, имеющий статус "Сотрудник", исполняет поручение и создает отчет о результатах исполнения поручения.
4.7. При сохранении отчет автоматически попадает к Ответственному руководителю и Автору задачи, которые либо завершают исполнение поручения и закрывают задачу, либо возвращают ее Сотруднику для доработки.
Для формирования и печати протокола поручений с результатами исполнения необходимо, чтобы функции завершения задачи выполнялись Автором задачи.
4.8. Завершенные задачи хранятся в Архиве задач. В соответствии с правами доступа Пользователь Системы может просмотреть задачи, прикрепленные к ним файлы, ход исполнения задач в Архиве задач. Функции восстановления или удаления задачи из Архива задач доступны только Автору задачи.
4.9. Все выполняемые в задаче действия фиксируются в Ленте действий задачи и являются доступными для просмотра всем включенным в задачу.
4.10. Подробный порядок выполнения действий в Системе описан в Руководстве пользователя и Краткой инструкции по работе в подсистеме управления внутренними ресурсами (ПУВП) региональной информационной аналитической системы (РИАС) с задачами по созданию и исполнению поручений.