2.1. Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях органов исполнительной
власти и государственных органов области (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.
2.2. Проекты документов принимаются на проверку в отделе организационно-распорядительных документов с 9.00 до 17.30 часов.
Проекты документов, поступившие на проверку после 17.30 часов, проверяются на следующий рабочий день.
2.3.Проект документа, распечатанный на бумаге форматом А4, с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в отдел организационно-распорядительных документов (далее - отдел).
К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.
2.4. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, регистрирует поступившие на проверку проекты документов в журнале учёта документов, поступивших на проверку.
Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.
2.5. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля.
При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.
При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.
2.6. Согласованный и завизированный руководителями органов исполнительной власти и государственных органов области, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику отдела, ответственному за проверку проектов документов.
К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.
Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет лист рассылки (прилагается), проставляет на листе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения листа рассылки.
К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.
2.7. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и листа рассылки и при отсутствии замечаний проставляет штамп "Проверено", который включает подпись и дату, на оборотной стороне нижней части бланка документа. Передает проект документа начальнику отдела.
2.8. Начальник отдела проверяет представленный проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, Регламентом подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области, на наличие виз кураторов управления организационно-контрольной работы и административной реформы на листе согласования проектов постановлений губернатора и правительства области и распоряжений губернатора области о поощрениях.
2.9. Начальник отдела регистрирует проект документа в журнале учета документов, представляемых на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, и по согласованию с начальником управления передает проекты документов через помощника на визу заместителю губернатора области - руководителю аппарата губернатора области, завизированные проекты документов в приемную - на подпись губернатору области.
2.10. В случае непринятия проекта документа он возвращается исполнителю на доработку. В целях контроля его движения название проекта документа, наименование структурного подразделения, его подготовившего, резолюции губернатора области и заместителя губернатора области -руководителя аппарата губернатора области вносятся в электронную версию журнала учета проектов документов, представленных на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, размещенного на сервере.
2.11. Принятые и изданные документы поступают в отдел организационно-распорядительных документов на регистрацию, обработку, отправку и хранение.