3.1. Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником отдела, ответственным за отправку документов.
3.2. Зарегистрированные документы передаются сотрудником отдела, ответственным за отправку документов, в отдел машинописных и множительных работ управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области для копирования.
3.3. Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями отдела организационно-распорядительных документов, сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, распечатывает с указанием фамилии и инициалов руководителя, адреса получателя согласно листу рассылки,
проставляет на листе рассылки количество отправляемых экземпляров, подпись, дату и передает в отдел делопроизводства для отправки по почте.
3.4. Сотрудник отдела делопроизводства проверяет соответствие копий документов адресатам, наличие оттиска печати отдела организационно-распорядительных документов на копиях и проставляет на листе рассылки количество полученных экземпляров, личную подпись и дату получения копий документов.
3.5. Сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, сканирует подлинник документа, присваивает имя, сохраняет в папке электронных версий документов за соответствующий месяц и отправляет электронные версии документов по электронной почте согласно листу рассылки.
При наличии электронной версии документа, представленной исполнителем, сотрудник отдела сверяет её с подлинником документа, регистрирует, сохраняет в папке за соответствующий месяц и отправляет по электронной почте по листу рассылки.
3.6. После отправки электронной версии документа по электронной почте сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, в листе рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись и её расшифровку.
3.7. Принятые документы хранятся в отделе организационно-распорядительных документов в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архив управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области.