9.1. Учет всех операций по приходу и расходу денежных средств на общественные внутриотрядные нужды ведется комендантом в приходно-расходной ведомости. Остаток денег по кассе выводится ежедневно.
9.2. Сбор взносов на внутриотрядные нужды производится по ведомости поступления средств отряда.
9.3. Еженедельно комендант отряда представляет отчет об израсходованных суммах, подтверждая их первичными финансовыми документами (кассовыми и товарными чеками, квитанциями, корешками приходных кассовых ордеров, накладными, копиями платежных поручений и т.п.).
Отчет проверяется контрольно-ревизионной комиссией, подписывается председателем контрольно-ревизионной комиссии и командиром отряда.
Если денежные средства используются для приобретения товаров на рынке или у населения, то подтверждающим документом может служить акт, составленный и подписанный лицом, совершившим покупку, и членами ревизионной комиссии. В акте указывается дата и место (адрес) покупки, перечень товаров, количество, цена и сумма. Акт утверждается командиром отряда.
9.4. Для приготовления пищи комендант отряда выделяет повару приобретенные им продукты. Периодически, но не реже одного-двух раз в месяц командир, комендант, повар, председатель контрольно-ревизионной комиссии составляют акт, в котором указывается наименование, количество и стоимость израсходованных продуктов.
9.5. Остаток неизрасходованных средств возвращается членам отряда, производившим взносы, по ведомости с учетом дней пребывания в отряде.
9.6. По окончании работы отряда комендант составляет акт о приобретении материальных ценностей.
9.7. Все записи в авансовых отчетах производятся только шариковой ручкой на основании подлинных документов, оформленных в установленном порядке. При этом финансовые документы содержат следующую информацию: название и адрес организации, дату составления документа, содержание операции в количественном и стоимостном выражении. Члены контрольно-ревизионной комиссии отряда обязаны проверить каждый документ по форме и содержанию. В финансовых документах и отчетах недопустимы помарки и подчистки.
Ошибки исправляются шариковой ручкой путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания нового, то есть правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в финансовом документе и отчете должно быть оговорено и подтверждено подписями лиц, подписавших документ.