6.1. Документы, отправляемые из аппарата губернатора Белгородской области, департаментов Белгородской области, передаются почтовой, электрической связью или вручаются под расписку в разносной книге.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.
Прием писем и телеграмм на отправку осуществляется с 9-00 до 15-30. В рабочие дни после 18 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются дежурными приемной губернатора Белгородской области.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
6.2. Сотрудник отдела делопроизводства принимает документы к отправке полностью оформленными (в соответствии с п.4 настоящей Инструкции).
Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства, принимаются к отправке в следующем виде:
1-й экземпляр отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения;
- копия отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения, с обязательным указанием имени, отчества, фамилии и телефона исполнителя на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу;
- материалы, на основании которых подготовлен отправляемый документ. Копии отправляемых документов и материалы к ним хранятся в отделе
делопроизводства в папках соответствующих дел.
Копии писем, зарегистрированных в структурном подразделении, в отдел делопроизводства не сдаются. Они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном подразделении.
При направлении документа более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки и прилагается необходимое количество копий, подписывается каждый экземпляр.
Копии нормативных правовых и распорядительных документов рассылаются по электронной почте сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов и представляются на бумажных носителях для отправки согласно листу рассылки в отдел делопроизводства. При отправке копий нормативных правовых и распорядительных актов в организации, не указанные в листе рассылки, ответственный исполнитель дополнительно указывает организацию и адрес, который передается в отдел делопроизводства сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов. Работником отдела
делопроизводства в листе рассылки ставится соответствующая отметка о принятии на отправку документов.
Копии нормативно-правовых и распорядительных актов, зарегистрированных в отделе организационно-распорядительных документов, передаются во все структурные подразделения с распиской в получении.
6.2.1. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида. В отделе делопроизводства конвертируются следующие документы:
- зарегистрированные в отделе делопроизводства и направляемые согласно резолюции исполнителю;
- ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе писем и приема граждан;
- нормативные правовые и распорядительные акты (постановления и распоряжения), зарегистрированные в отделе организационно-распорядительных документов;
документы, направляемые в органы местного самоуправления муниципальных образований в области.
6.2.2. Письма, зарегистрированные в структурных подразделениях, конвертируются в этих структурных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с заполненным реестром на рассылку.
6.2.3. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избирательной комиссии Белгородской области, Главного федерального инспектора в Белгородской области также конвертируются в указанных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с указанием общего количества отправляемых писем.
6.3. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
6.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящих документов, к которому присоединяются реестры, составленные в структурных подразделениях. В реестре также указывается общее количество отправляемых писем, передаваемых для отправки из подразделений, перечисленных в п.6.2.3.
Вся законвертированная корреспонденция проходит маркировку на франкировальной машине "ЭММ- 110", после чего передается в почтовое отделение связи.
6.5. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно", "Срочно", "Контроль" обрабатываются сразу же после их поступления в отдел делопроизводства: регистрируются в разносной книге (приложение N 17), доставляются адресатам (организациям) в первоочередном порядке (развозятся или разносятся нарочным способом) и передаются под личную роспись в разносной книге.
Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, или руководителем структурного подразделения (его заместителем), в котором был подготовлен документ.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовое отделение связи.