13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти области, с указанием сроков их хранения (приложение N 25).
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.
Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.
Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
13.3. Сводная номенклатура дел органов исполнительной власти области составляется отделом делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с государственным архивом, подписывается начальником управления информатизации, связи и делопроизводства и утверждается руководителем аппарата губернатора Белгородской области.
После утверждения сводной номенклатуры дел органов исполнительной власти области в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
13.4. Сводная номенклатура дел органов исполнительной власти области в конце каждого года уточняется, при необходимости перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
13.5. В течение года по согласованию с государственным архивом и с разрешения начальника управления информатизации, связи и делопроизводства в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
В случае изменения структуры органов исполнительной власти в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения - вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
13.6. Если в течение года в органах исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.