В архив аппарата губернатора Белгородской области передаются дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту установленной формы (приложение N 26).
Передача дел в архив осуществляется в соответствии с графиком, составленным сотрудниками архива, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным начальником управления информатизации, связи и делопроизводства.
В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органов исполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
При отсутствии замечаний на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
По истечении сроков хранения, установленных Федеральной архивной службой России, документы, подлежащие государственному хранению, передаются в государственный архив.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.