8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания, и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей подразделений.
Факсимильный аппарат, установленный в отделе машинописных и множительных работ, предназначен для передачи и приема почты губернатора Белгородской области и руководителя аппарата губернатора Белгородской области.
8.2. Не разрешается передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати".
Категорически запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов.
8.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете, с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии), на белой бумаге, с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
8.4. Для учета преданных факсимильных сообщений исполнитель заполняет заявку (приложение N 20). Передача факсимильного сообщения осуществляется исполнителем.
8.5. Прием факсограмм и их учет в специальном журнале (приложение N 21) осуществляется сотрудниками отдела машинописных и множительных работ.
8.6. Ответственность за своевременное получение факсограмм, адресованных губернатору Белгородской области и его заместителям, возлагается на отдел машинописных и множительных работ. Такие факсограммы передаются в отдел делопроизводства и обрабатываются согласно правилам приема, регистрации и рассмотрения поступающей корреспонденции (согласно п.5 настоящей Инструкции).
8.7. Ответственность за своевременное получение факсограмм, адресованных руководителям структурных подразделений, возлагается на сотрудников, ответственных за прием факсограмм в данных структурных подразделениях, или непосредственно на сотрудника, которому адресована факсограмма.
8.8. Персональная ответственность за правильность передачи факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
8.9. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.