Экспертиза ценности документов определяет ценность документов с целью отбора их на государственное хранение в установленные сроки хранения.
Экспертиза ценности документа проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:
при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
при регистрации поступающих документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу);
при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно судить о принадлежности документа тому или иному делу).
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и сотрудником архива).
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится сотрудниками архива и работниками государственного архива).
Проведение работы по экспертизе ценности документов возлагается на экспертную комиссию. Она создается приказом заместителя губернатора области -руководителя аппарата губернатора области из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек.
Функции экспертной комиссии и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается заместителем губернатора области -руководителем аппарата губернатора области.