9.1. Поступающие в органы исполнительной власти и государственные органы области законы, указы, постановления, распоряжения, решения, поручения вышестоящих организаций, обращения и ходатайства организаций и предприятий, предложения, заявления и жалобы граждан в отдельных случаях (п.5.1.8., п.5.2.5.) берутся на контроль.
9.2. Контроль за исполнением документов строится на базе регистрационных карточек, журналов и ПК.
Контрольные картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
9.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации (утверждения) документа. В случае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен не позднее, чем в месячный срок.
Срок исполнения может быть изменен руководителем, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется, т.е. проставляются новый срок, дата изменения и подпись руководителя.
9.4. При передаче документа одним исполнителем другому в регистрационной карточке или журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ для дальнейшего исполнения.
9.5. Контроль за исполнением простой служебной корреспонденции осуществляется в структурных подразделениях. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнителя. В регистрационной карточке или журнале записываются необходимые сведения (дата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ), после чего карточка помещается в картотеку в раздел исполненных документов.
9.6. Постановка на контроль и снятие документов губернатора Белгородской области и правительства Белгородской области с контроля или признание их частично или полностью утратившими силу производятся в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 мая 2005 года N 342-р.
Учет контрольных документов, формирование базы электронного документооборота с помощью специальной компьютерной программы возложены на управление информатизации, связи и делопроизводства.