С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство в органах исполнительной власти области и государственных органах области, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах, запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях (например, по требованию следственных органов). Такое изъятие производится с разрешения начальника управления информатизации, связи и делопроизводства с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия документа (подлинника).