1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводственного обслуживания в органах исполнительной власти области, государственных органах области.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, приема, учета, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.
1.3. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения регламентируется соответствующим Положением, утверждённым постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года N 174-дсп.
1.4. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти области осуществляет управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области (далее - управление информатизации, связи и делопроизводства).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области и государственных органов Белгородской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильность их регистрации;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, после получения соответствующих указаний, исполнителю;
- внесение своевременных отметок о движении документов и резолюции руководителя в регистрационные карточки или журналы регистрации документов;
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении;
- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных документов;
- контроль за подготовкой и своевременной отправкой исходящей корреспонденции;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах в соответствии с установленной периодичностью (или по требованию);
- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- внесение в регистрационную карточку (журнал регистрации) отметок о движении, исполнении и списании в дело документов;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение;
- организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача;
- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.
1.7. При работе с подписанными документами в органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.10. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.