Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в отделе делопроизводства, отделе режима и секретного делопроизводства аппарата губернатора области, отделе писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы аппарата губернатора Белгородской области, а также в подразделениях, которым предоставлено право самостоятельной регистрации документов.
Работа со шрифтограммами обеспечивается отделом специальной документальной связи при правительстве Белгородской области.
5.1. Обработка простой служебной корреспонденции
5.1.1. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступившие по почте, фельдъегерской связью, факсимильной связью, по электронной почте, а также телеграммы, телетайпограммы, шрифтограммы и письма, доставленные курьером.
5.1.2. При поступлении корреспонденции по почте конверты вскрываются в отделе делопроизводства, при этом проверяются правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение N 12) в трех экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год.
Пакеты или конверты с пометкой "Лично", "Только лично" передаются адресатам в закрытом виде.
Конверты после проверки обычно уничтожаются. Сохраняются и прилагаются к документам конверты от заказной корреспонденции, а также в случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
На регистрацию не принимаются документы:
-без подписи;
-направленные не по адресу;
-документы на факсовой бумаге (необходимо представить их ксерокопии на листах формата А4).
5.1.3. В корреспонденции, доставленной курьером, в присутствии курьера проверяется наличие и правильность оформления всех реквизитов служебного письма. В случае просроченной даты регистрации, отсутствия фамилии исполнителя или наличия других нарушений в оформлении документ возвращается.
5.1.4. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
Не подлежат регистрации сводки по различным сельскохозяйственным, финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области.
5.1.5. Поступающая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение N 13) или в журнале регистрации входящих документов (приложение N 14). В первом случае при регистрации документа заполняются две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку отдела делопроизводства, а вторая вместе с документом передается в приемную руководителя структурного подразделения.
На документах, зарегистрированных на карточках, штамп регистрации ставится в правом верхнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.
На документах, зарегистрированных в журнале регистрации, штамп регистрации ставится в правом нижнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.
На штампе указываются дата получения документа и регистрационный номер.
5.1.6. Все зарегистрированные документы сканируются и хранятся в электронном виде в компьютерной базе отдела делопроизводства.
5.1.7. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках ставится отметка "Контроль":
- в тексте письма из вышестоящей организации указан обязательный срок исполнения;
- в письме затрагиваются вопросы особой важности;
в резолюции, наложенной на письмо руководителем структурного подразделения, указан срок исполнения документа.
На документе и регистрационных карточках отметка "Контроль" проставляется в виде штампа в правом верхнем углу.
5.1.8. Служебные документы, поступившие минуя отдел делопроизводства с поручениями (резолюциями) руководителя непосредственно в структурные подразделения (исполнителям), подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства.