Подготовка и оформление корреспонденции, принимаемой и отправляемой по электронной почте (далее - ЭП), производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, передаваемой другими способами.
7.1. Корреспонденция, поступающая по ЭП на официальный адрес аппарата губернатора Белгородской области, принимается в управлении информатизации, связи и делопроизводства.
Корреспонденция, поступающая на другие официальные электронные адреса корпоративной компьютерной сети органов власти области, принимается, регистрируется и обрабатывается ответственными за ЭП в структурных подразделениях органов власти области.
7.2. Принятая по ЭП корреспонденция проверяется на отсутствие вирусов, возможность открытия и прочтения файлов; содержание всех электронных сообщений и вложений в них просматривается. Электронные сообщения, содержащие вирусы или не имеющие какой-либо информационной ценности (различного рода реклама, коммерческие предложения и т.д.), не подлежат дальнейшей обработке и удаляются.
7.3. Принятая по ЭП корреспонденция регистрируется в журнале получения ЭП (приложение N 18).
7.4. Электронные сообщения, в которых отсутствуют перечисленные в 42
сопроводительном письме вложения, возвращаются корреспонденту и не подлежат дальнейшей обработке до момента получения всех указанных вложений.
7.5. Принятая по ЭП корреспонденция подразделяется на требующую обязательной регистрации в отделе делопроизводства и передаваемую на другие электронные адреса корпоративной компьютерной сети органов власти области без регистрации.
7.6. Для дальнейшей обработки корреспонденции, требующей обязательной регистрации, распечатываются сопроводительное письмо и вложенные файлы. На сопроводительном письме проставляется штамп с датой получения ЭП.
В случаях, когда объемы полученных файлов значительны, или поступившие документы не требуют бумажного варианта (например: в электронном письме запрашивается информация, которая требует подготовки и передачи корреспонденту в электронном виде), распечатываются только сопроводительное письмо и титульные листы полученных документов.
В случае отсутствия сопроводительного письма оно создается сотрудником, принявшим электронную почту.
7.7. В отделе делопроизводства корреспонденция, поступившая по ЭП, регистрируется аналогично документам, полученным другими способами, с указанием способа получения в регистрационной карточке.
7.8. Зарегистрированная корреспонденция передается в структурные подразделения одновременно в электронном виде (файл на магнитном носителе или через почтовый ящик корпоративной компьютерной сети органов власти области) и в бумажном виде (вместе с одним экземпляром регистрационной карточки).
7.9. Электронные файлы и первый экземпляр регистрационной карточки хранятся в отделе делопроизводства в течение года, после чего передаются в архив.
7.10. С официального адреса ЭП аппарата губернатора Белгородской области электронные сообщения отправляются по указанию губернатора Белгородской области или его заместителей.
С официальных адресов ЭП корпоративной компьютерной сети органов власти области электронные сообщения отправляются по указанию руководителя органа власти или его заместителей.
7.11. По ЭП отправляются служебные документы, разрешенные для передачи и оформленные в соответствии с п.п.3.2-3.3., п.4 данной Инструкции.
Служебные документы, оформленные с нарушениями, к отправке с официального адреса ЭП не принимаются.
7.12. Ответственному за ЭП аппарата губернатора Белгородской области передаются оба экземпляра подписанного служебного письма вместе с электронными вариантами (файлами) прилагаемых к письму документов, если такие имеются, и указанием электронного адреса получателя.
Для передачи по ЭП файлы должны быть подготовлены в форматах, соответствующих возможностям корреспондентов (doc, rtf и т.д.) и передаваться на магнитных носителях или через почтовый ящик корпоративной компьютерной сети органов власти области.
7.13. Ответственность за содержание передаваемой информации, правильность оформления документа, отсутствие вирусов в файлах, возможность открытия и прочтения файлов возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
7.14. Ответственный за ЭП сканирует служебное письмо ("Тип блока" при распознавании задается "Картинка"), сохраняет электронный образ письма на ПК в специальном разделе отправленных документов с оригинальным именем файла.
Имя файла представляет собой набор латинских букв и цифр, которые соответствуют регистрационному номеру письма, символы "/" и "-" заменяются символом "_".
7.15. Ответственный за ЭП проверяет прилагаемые к письму электронные файлы антивирусной программой, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ письма и прилагаемые электронные файлы, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения.
7.16. Сообщения объемом более 50 Кб подлежат обязательному сжатию (архивированию) с использованием принятых в системе архиваторов: Winrar, Winzip, Arj.
7.17. С целью сокращения объемов передаваемой информации при отправке по ЭП разрешается сканировать второй экземпляр служебного письма, оформленный по установленным правилам без бланка, но обязательно подписанный и зарегистрированный.
7.18. Срочные служебные письма обрабатываются и отправляются по ЭП сразу после поступления, остальные отправляемые письма должны быть обработаны и отправлены в течение часа после поступления.
7.19. Данные о переданных по ЭП документах фиксируются в журнале установленной формы (приложение N 19).