3.1 .Бланки документов
Документы в органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата А6 (105x148 мм) с трафаретными частями текста.
Бланки с воспроизведением герба Белгородской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.
Бланки документов органов исполнительной власти подлежат учету, они должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы структурных подразделений органов исполнительной власти области, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого структурного подразделения, принимавшего этот документ.
3.1.1 .Порядок применения цветных бланков
Цветные бланки "Губернатор Белгородской области" используются для официальной деловой переписки с:
Администрацией Президента Российской Федерации;
Правительством Российской Федерации;
Федеральным Собранием Российской Федерации;
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации;
Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
аппаратами полномочных представителей Президента РФ;
главами субъектов РФ;
главами законодательных органов РФ;
министерствами, агентствами, комитетами и службами РФ (по важности
направляемых материалов);
иностранными партнерами;
в иных случаях (по усмотрению губернатора Белгородской области).
Материалы, напечатанные на цветных бланках, подписываются исключительно губернатором Белгородской области.
Все материалы, подготавливаемые на официальных бланках "Губернатор Белгородской области" с цветным гербом области, до их подписания губернатором Белгородской области должны проверяться сотрудником отдела делопроизводства на правильность оформления, составления и соответствие правилам русского языка (п.4.4.4). При правильном оформлении проставляется виза проверяющего на обратной стороне второго экземпляра в левом нижнем углу (подпись и дата проверки).
Ответственность за представление документов на проверку в отдел делопроизводства и достоверность данных, содержащихся в письме, несет исполнитель, подготовивший документ (п.п.4.4.4 - 4.4.5).
Хранение и специальный учет выдачи и использования цветных бланков "Губернатор Белгородской области" осуществляют отдел делопроизводства и приемная губернатора Белгородской области. Исполнителям бланки выдаются только после проверки проекта письма сотрудником отдела делопроизводства и наличия на документе визы проверяющего.
Запрещается использовать цветные бланки для служебной переписки внутри области, между губернатором Белгородской области и органами местного самоуправления муниципальных образований в области, структурными подразделениями органов исполнительной власти, если иное не определяется устным решением губернатора Белгородской области.
3.2. Общие правила оформления документов
Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times N ew Roman или Times DL, размером N 13-14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.