14.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в органах исполнительной власти области формируются децентрализовано, то есть и в отделе делопроизводства, и в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением информатизации, связи и делопроизводства.
14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
14.3. На документе проставляются: отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документ подшивается в дело, номер которого был присвоен ему при регистрации.
14.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).
Нормативные правовые и распорядительные документы губернатора Белгородской области, правительства Белгородской области, заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области группируются в делах по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.