Обязательным на спортивных сооружениях является наличие документации, регламентирующей функциональные обязанности служб, обеспечивающих организацию и проведение спортивных мероприятий:
1. Документов, регламентирующих соблюдение правил технической эксплуатации спортивного сооружения:
акта государственной комиссии о пригодности сооружения к эксплуатации (надежности и устойчивости строительных конструкций и технических систем, соответствии установленным нормативам путей эвакуации участников и зрителей, обеспечении взрыво-пожарной безопасности, спортивно-технологических условий проведения соревнований);
инструкции по технике безопасности для всех видов технических служб;
инструкции по взрыво-пожарной безопасности;
инструкции о медицинском обеспечении;
должностных инструкций для сотрудников.
2. Документов, регламентирующих общий порядок эксплуатации спортивного сооружения при проведении спортивных мероприятий:
инструкции, регламентирующей порядок организации и проведения массовых спортивных мероприятий, утвержденной администрацией спортивного сооружения;
схемы организации движения зрителей по территории сооружения, путей наполнения и эвакуации трибун, расположения билетных касс, пунктов питания, гардеробов, мест отдыха, медицинской помощи, наличия и размещения противопожарного инвентаря и оборудования.
3. Документов, регламентирующих порядок проведения каждого очередного (серии однотипных) массового спортивного мероприятия:
регламента (положения) о проведении спортивного мероприятия по виду спорта, утвержденного организацией, проводящей соревнование;
акта о готовности спортивного сооружения, всех его служб к проведению спортивного мероприятия, утвержденного руководителем спортсооружения.