35. При оформлении результатов действий в рамках административных процедур ведутся документы:
"Журнал регистрации обращений, заявлений, уведомлений соискателей лицензий и лицензиатов в Лицензионную палату Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, связанных с лицензированием" (далее - Журнал регистрации обращений);
"Журнал регистрации решений Лицензионной палаты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Журнал регистрации решений);
"Журнал движения бланков строгой отчетности" (далее - Журнал движения БСО).
36. Оформляются следующие документы:
письменный запрос о подтверждении сведений заявителя (далее - письменный запрос);
решение по заявлению;
проект лицензии;
уведомление или сопроводительное письмо при информировании заявителя и налогового органа (далее - уведомление или сопроводительное письмо);
лицензионное дело.
37. Записи во все журналы вносятся по установленной форме:
журнал регистрации обращений - форма в приложении 8 к Административному регламенту;
журнал регистрации решений - форма в приложении 9 к Административному регламенту;
журнал движения БСО - форма в приложении 10 к Административному регламенту.
38. Все журналы ведутся на бумажном носителе, должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью "Для документов", подписью председателя Палаты. Нумерация в журналах ведется последовательно, начиная с номера первого со сквозной нумерацией.
39. Журнал регистрации обращений в обязательном порядке заполняется специалистом отдела лицензирования Палаты, получившим в порядке делопроизводства документы для работы, зарегистрированные специалистом общего отдела Палаты в специализированной системе делопроизводства "Служебная корреспонденция", предназначенной для автоматизации работы с входящими и исходящими служебными документами, являющейся одной из подсистем автоматизированной информационной системы управления "Единая система электронного документооборота и делопроизводства" (далее - система "Служебная корреспонденция" Палаты). Ответственность за полноту и правильность ведения Журнала несет начальник отдела лицензирования Палаты.
40. Журнал регистрации решений заполняется специалистом отдела лицензирования Палаты, специалист обязан заполнить соответствующие графы журнала регистрации решений. Ответственность за полноту и правильность ведения Журнала регистрации решений несет начальник отдела лицензирования Палаты.
41. Журнал движения БСО ведется специалистом отдела лицензирования Палаты, ответственным за учет и движение бланков строгой отчетности, который обязан заполнять соответствующие графы журнала.
42. Уведомление или сопроводительное письмо составляется на имя руководителя уведомляемой организации (налогового органа, заявителя) и содержит информацию о факте принятия решения по заявлению заявителя. Проект уведомления или сопроводительного письма готовится специалистом отдела лицензирования Палаты по установленной форме в приложении 11 к Административному регламенту, формируется на бланке Палаты в соответствии с правилами делопроизводства и визируется председателем Палаты (в случае его отсутствия - заместителем).
43. Лицензионное дело содержит:
документы-основания выдачи лицензии, продления срока ее действия, переоформления и прекращения действия лицензий на осуществление розничной продажи алкогольной продукции;
копии запросов по поводу сведений о заявителе;
оригиналы ответов на соответствующие запросы;
результаты обследований заявителя;
иные документы, поступившие в отношении заявителя.
Лицензионное дело создается при первичном обращении, зарегистрированном в системе "Служебная корреспонденция" Палаты.
Получаемые в ходе административных процедур документы в отношении заявителя приобщаются к лицензионному делу.
Ведет лицензионное дело специалист отдела лицензирования Палаты. Ответственность за своевременное и качественное ведение лицензионного дела несет начальник отдела лицензирования Палаты.