9.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
9.2. Организация документов в делопроизводстве в органах государственной власти осуществляется службами делопроизводства соответствующих органов или специально уполномоченными на то лицами.
9.3. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
9.4. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
9.4.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 15.02.2021 N 18)
9.4.1.1. Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных образов документов), включаемых в СЭД.
(пп. 9.4.1.1 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 15.02.2021 N 18)
9.4.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе государственной власти и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности органа государственной власти, их видами, составом и содержанием.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 15.02.2021 N 18)
9.4.3. В органе государственной власти составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 11 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 12 к настоящей Инструкции).
9.4.4. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, представляется в службу делопроизводства органа государственной власти, согласовывается с центральной экспертной комиссией органа государственной власти и подписывается руководителем подразделения.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 30.08.2013 N 113)
9.4.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства соответствующего органа, ответственную за составление сводной номенклатуры дел органа государственной власти автономного округа.