37. При оформлении результатов действий в рамках административных процедур ведутся документы:
"Журнал регистрации обращений, заявлений, уведомлений соискателей лицензий, лицензиатов в Лицензионную палату Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, связанных с лицензированием" (далее - Журнал регистрации обращений);
"Журнал регистрации решений Лицензионной палаты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Журнал регистрации решений);
"Журнал движения бланков строгой отчетности" (далее - Журнал движения БСО);
лицензионное дело.
38. Оформляются следующие документы:
письменный запрос о подтверждении сведений заявителя (далее - письменный запрос);
решение по заявлению;
проект Лицензии;
проект приложения к Лицензии;
уведомление, направляемое Палатой при информировании заявителя о предоставлении лицензии (об отказе), или сопроводительное письмо, при информировании заявителя о продлении, переоформлении, прекращении, с приложением копии соответствующего решения, а также при информировании налогового органа, с приложением копии решения о предоставлении лицензии, переоформлении, продлении, прекращении или органа иного субъекта Российской Федерации, выдавшего лицензию, с приложением копии приложения к Лицензии (далее - уведомление или сопроводительное письмо).
39. Записи во все журналы вносятся по установленной форме:
Журнал регистрации обращений - форма в приложении 15 к Административному регламенту;
Журнал регистрации решений - форма в приложении 16 к Административному регламенту;
Журнал движения БСО - форма в приложении 17 к Административному регламенту.
40. Все журналы ведутся на бумажном носителе, должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью "Для документов", подписью председателя Палаты. Нумерация в журналах ведется последовательно, начиная с номера первого, со сквозной нумерацией.
41. Журнал регистрации обращений в обязательном порядке заполняется специалистом отдела лицензирования Палаты, получившим в порядке делопроизводства документы для работы, зарегистрированные специалистом общего отдела Палаты в специализированной системе делопроизводства "Служебная корреспонденция", предназначенной для автоматизации работы с входящими и исходящими служебными документами, являющейся одной из подсистем автоматизированной информационной системы управления "Единая система электронного документооборота и делопроизводства" (далее - система "Служебная корреспонденция" Палаты). Специалист отдела лицензирования Палаты обязан заполнить все графы журнала регистрации обращений при получении документов в порядке делопроизводства, зарегистрированных в системе "Служебная корреспонденция" Палаты. Ответственность за полноту и правильность ведения журнала несет начальник отдела лицензирования Палаты.
42. Журнал регистрации решений заполняется специалистом отдела лицензирования Палаты, специалист обязан заполнить все графы журнала регистрации решений. Ответственность за полноту и правильность ведения журнала несет начальник отдела лицензирования Палаты.
43. Журнал движения БСО ведется специалистом отдела лицензирования Палаты, ответственным за учет и движение бланков строгой отчетности, который обязан заполнять все графы журнала.
44. Уведомление или сопроводительное письмо составляется на имя руководителя уведомляемой организации (налогового органа, заявителя, лицензирующего органа иного субъекта Российской Федерации), на имя индивидуального предпринимателя и содержит информацию о факте принятия решения по заявлению заявителя. Проект уведомления или сопроводительного письма готовится специалистом отдела лицензирования Палаты по установленной форме в приложении 18 к Административному регламенту, формируется на бланке Палаты в соответствии с правилами делопроизводства и визируется председателем Палаты (в случае его отсутствия - заместителем).
45. Лицензионное дело содержит:
документы - основания предоставления лицензии (приложения к лицензии), продления срока ее действия, переоформления и прекращения действия лицензий;
бланки второго экземпляра лицензии (приложений к лицензии) со штампом "2 экземпляр";
копии лицензии (приложений к лицензии);
копии запросов по поводу сведений о заявителе;
оригиналы ответов на соответствующие запросы;
результаты проверки заявителя;
иные документы.