На основании определенных целей обработки ПДн, способов обработки и образующихся в процессе такой обработки различных видов документов устанавливаются сроки такой обработки ПДн, в том числе хранения.
Определение сроков хранения осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе в соответствии с перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
При использовании документов, содержащих ПДн, в различных целях, определение сроков обработки, в том числе хранения, таких документов устанавливается по максимальному сроку, предусмотренному федеральным законом. При этом в случае наличия ПДн в таких документах, обработка которых более не требуется, производятся действия по уничтожению таких данных.
Включение в состав Архивного фонда Российской Федерации документов, содержащих ПДн, осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между администрацией города Тамбова и государственным архивом. При этом объем передаваемых документов и условия передачи определяются условиями такого договора и действующими требованиями законодательства об архивном деле Российской Федерации.
(в ред. Постановления администрации города Тамбова от 28.11.2016 N 7227)
На документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, действие настоящих Правил не распространяется.
Обработка ПДн без документально определенных и оформленных сроков обработки, в том числе хранения ПДн, не допускается.
С целью выполнения требования по уничтожению либо обезличиванию ПДн по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, в администрации города Тамбова создается комиссия, определяющая факт достижения целей обработки ПДн и достижение предельных сроков хранения документов, содержащих ПДн.
(в ред. Постановления администрации города Тамбова от 28.11.2016 N 7227)