36. Дела об административных правонарушениях, иная переписка по ним принимаются и хранятся в делопроизводстве ответственного (-ых) секретаря (-ей) административной комиссии, в соответствии с распределением обязанностей между ответственными секретарями административной комиссии, установленным пунктом 14 настоящего Регламента.
Решение об уничтожении дел, иной переписки по ним принимается членами административной комиссии на заседании административной комиссии с составлением акта уничтожения, который хранится в течение 3 (трех) лет.
37. Вскрытие корреспонденции, направленной в адрес административной комиссии, осуществляется председателем административной комиссии.
38. Отправление корреспонденции по делам об административных правонарушениях секретарем административной комиссии осуществляется посредством её передачи в структурное подразделение администрации соответствующего района Города Томска, ответственное за организацию делопроизводства, в закрытом (запечатанном) виде.
39. Учет и регистрация документов по делам об административных правонарушениях осуществляется ответственным (-ыми) секретарем (-ями) административной комиссии на основании резолюции председателя административной комиссии.
40. Получение и направление корреспонденции административных комиссий осуществляется структурным подразделением администрации соответствующего района Города Томска, ответственным за организацию делопроизводства, без вскрытия отправлений.
41. Дела об административных правонарушениях, а также электронно-вычислительная техника (компьютеры) с электронными базами данных учета административных правонарушений и лиц, их совершивших, должны находиться в месте (комнате, кабинете), исключающем несанкционированный, в том числе случайный, доступ лиц, не входящих в состав административной комиссии и не имеющих отношения к её деятельности.
42. Порядок учета, регистрации корреспонденции, формы учета, в том числе книг, журналов, определяется председателем административной комиссии по аналогии с соответствующими муниципальными правовыми актами администрации Города Томска.
43. При прекращении в установленном действующим законодательством порядке деятельности одной из административных комиссий, производство по делам об административных правонарушениях, осуществляемого указанной административной комиссией, возлагается на одну из действующих административных комиссий в соответствии с муниципальным правовым актом администрации Города Томска с передачей дел для хранения в данную административную комиссию.
Иные дела, документы передаются для хранения в структурное подразделение администрации соответствующего района Города Томска, ответственное за организацию делопроизводства, до истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел.