6.1. Демонстрационные и графические материалы для рассмотрения на заседаниях Совета представляются заявителем, обратившимся с заявлением (заявка по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению) о рассмотрении конкретного проекта (примерный перечень материалов определен приложением 2 к настоящему Положению).
6.2. Материалы проекта сдаются ответственному секретарю Совета за 7 дней до намеченного проведения Совета в составе, определенном в приложении 2 к настоящему Положению.
В случае непредставлении вышеуказанных материалов в обозначенные сроки и в требуемом объеме, вопрос снимается с повестки дня.
6.3. Состав материалов должен наиболее полно раскрывать характер темы и представлять суть вопроса, иметь схемы, чертежи, детально показывающие все виды ограничений и регламентов, которые существуют на данной территории.
Представленные материалы (по объему, составу, условиям и регламенту разработки, квалификационному составу специалистов и т. п) должны соответствовать исходно-разрешительным и инструктивно-нормативным документам, государственным стандартам в области проектирования и строительства, законодательству Российской Федерации и Томской области, а также муниципальным правовым актам города Томска в области архитектуры и градостроительства.
6.4. Ответственность за подготовку вопроса несет заявитель, в том числе за полноту материалов и монтаж экспозиции, своевременное приглашение и явку представителей авторского коллектива и рецензентов.
6.5. Ответственный секретарь формирует повестку проведения Совета, согласовывает с председателем и заместителем председателя Совета. Далее рассылает представленные материалы членам Совета для подготовки рецензий за 10 календарных дней до проведения Совета.
6.6. Ответственный секретарь формирует комплект документов, включающий материалы проекта, рецензии, заключение департамента архитектуры и градостроительства администрации Города Томска и передает председателю Совета для ознакомления за 5 календарных дней.
6.7. На Совете допускается повторное рассмотрение проектов. При этом должны быть в первую очередь рассмотрены рекомендации предыдущего Совета и степень учета автором проекта этих рекомендаций. Внесение новых замечаний и предложений по ранее рассмотренным материалам не допускается.