Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.
7.1.2. Номенклатура дел предназначена для:
- классификации документов;
- порядка формирования дел в делопроизводстве;
- определения сроков хранения документов;
- группировки исполненных документов в дела;
- систематизации и учета дел;
- индексации дел;
- использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (до 10 лет) сроками хранения;
- использования в качестве основы для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений, и должна охватывать весь объем служебной документации, различного рода картотеки и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.
7.1.4. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска, и не позднее ноября текущего года представляется в комитет по общим вопросам администрации Города Томска.
Комитет по общим вопросам администрации Города Томска на их основе составляет сводную номенклатуру дел администрации Города Томска. После утверждения экспертной комиссией (ЭК) администрации Города Томска и согласования с ЭК архивного органа (комитета по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области) номенклатуру утверждает Мэр Города Томска.
Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры комитет по общим вопросам администрации Города Томска направляет в органы и структурные подразделения администрации Города Томска.
(Пункт в редакции распоряжения администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597, - см. предыдущую редакцию)
7.1.5. Вновь созданный орган или структурное подразделение администрации Города Томска обязано в месячный срок разработать и согласовать с комитетом по общим вопросам администрации Города Томска свою номенклатуру дел.
(Пункт в редакции распоряжения администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597, - см. предыдущую редакцию)
7.1.6. В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение Мэру Города Томска и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменения структуры администрации Города Томска номенклатуру пересоставляют и согласовывают с ЭК архивного органа (комитета по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области) независимо от срока ее предыдущего согласования.
7.1.7. Комитет по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска проводит регулярные проверки правильности помещения исполненных документов в соответствующие дела по номенклатуре.
7.1.8. Составляют номенклатуру по единой для всех организаций форме, установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов". Она содержит 5 граф.
7.1.9. Графа первая "Индекс дела".
Состоит из двух частей - цифрового обозначения подразделения и порядкового номера дела. Номера подразделениям присваивают составители сводной номенклатуры, начиная ее, как правило, с контрольного управления администрации Города Томска как имеющего наибольший документооборот. Индексы обозначаются арабскими цифрами 01, 02, 03 и т.д.
(абзац в редакции распоряжения Администрации Города Томска от 23 апреля 2018 года № р440, - см. предыдущую редакцию)