5.1. Документооборот
5.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях, регламентируются настоящим Стандартом, положениями об органах и структурных подразделениях администрации Города Томска и должностными инструкциями их работников.
5.2. Прием корреспонденции
5.2.1. Прием корреспонденции в администрации ведется децентрализовано:
- корреспонденция,в том числе обращения юридических лиц, обращения граждан, объединений граждан, поступающая на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска, заместителя управляющего делами администрации Города Томска, копии федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений Законодательной Думы Томской области и решений Думы Города Томска, постановлений и распоряжений Губернатора Томской области, копии протоколов совещаний должностных лиц Администрации Томской области принимается в комитете по общим вопросам администрации Города Томска. Исполнительные документы Управления Федеральной службы судебных приставов (постановления, извещения, протоколы об административном правонарушении) принимаются в контрольном управлении администрации Города Томска;
(абзац в редакции распоряжения администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597, - см. предыдущую редакцию)
- абзац исключен - распоряжение Администрации Города Томска от 23 апреля 2018 года № р440,- см. предыдущую редакцию.
- абзац исключен - распоряжение Администрации Города Томска от 23 апреля 2018 года № р440,- см. предыдущую редакцию.
- корреспонденция, адресованная органам администрации Города Томска, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" - в этих подразделениях;
(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Администрации Города Томска от 15 мая 2017 года № р520,- см. предыдущую редакцию)
- секретная корреспонденция - в режимно-секретных подразделениях органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - в отделе мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска;
(абзац в редакции распоряжения администрации Города Томска от 06 апреля 2020 года № р369 - см. предыдущую редакцию)
- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" и относящаяся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, в том числе проекты, копии и экземпляры правовых актов, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей, - в отделе мобилизационной подготовки и режима администрации Города Томска;
(абзац в редакции распоряжения администрации Города Томска от 06 апреля 2020 года № р369 - см. предыдущую редакцию)
- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" и не относящаяся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей, - в отделе по работе с обращениями юридических лиц ккомитета по общим вопросам администрации Города Томска.
(абзац в редакции распоряжения администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597, - см. предыдущую редакцию)
Порядок отнесения корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования" к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны устанавливается отдельным муниципальным правовым актом администрации Города Томска.
(Абзац дополнительно введен распоряжением Администрации Города Томска от 15 мая 2017 года № р520)
5.2.1.1. При регистрации документов, содержащих поручения и указания Президента Российской Федерации, входящему номеру документа присваивается буквенный литер - "У".
(Пункт дополнительно введен распоряжением администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597)
5.2.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность.
5.2.3. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
5.2.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделах по работе с обращениями, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.
(абзац в редакции распоряжения администрации Города Томска от 17 мая 2019 года № р597, - см. предыдущую редакцию)