Сдача документов в архив предусматривает проведение ряда последовательных операций: экспертиза ценности, составление описей, составление актов на дела, не подлежащие дальнейшему хранению.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на муниципальное хранение и установления сроков хранения.
8.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности в администрации Города Томска создается экспертная комиссия (ЭК), члены которой назначаются Мэром Города Томска.
Функции и права ЭК, а также порядок ее работы определяется положением, утвержденным Мэром Города Томска.
8.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
8.1.5. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, можно включать в акт не ранее 2011 года.
8.2. Составление описей
8.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" и требованиями настоящего Стандарта, составляются описи.
8.2.2. Описи составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска.
8.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
8.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.
8.2.5. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем и передается вместе с описью в архив.
8.2.6. В конце описи, вслед за последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
8.2.7. Описи подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовываются с архивным отделом комитета по общим вопросам администрации Города Томска и утверждаются руководителем соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.
8.3. Передача дел на архивное хранение
8.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по акту или описям через три года после завершения дел в делопроизводстве и по утвержденному графику.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.3.2. Передача дел в архив производится сотрудником, ответственным за делопроизводство. При этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного в опись, делается отметка о его наличии. Вместе с делами передаются регистрационные журналы и регистрационные карточки.
8.3.3. Если отдельные дела необходимо оставить в органе или структурном подразделении администрации Города Томска для текущей работы, то после внесения их в опись и передачи на хранение оформляется выдача этих дел во временное пользование.
8.3.4. В случае ликвидации или реорганизации органа или структурного подразделения администрации Города Томска сотрудник, ответственный за делопроизводство в указанном органе или структурном подразделении, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации органа или структурного подразделения администрации Города Томска формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и передает их в архив. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются по акту в орган или структурное подразделение администрации Города Томска, являющееся преемником данного органа, в случае отсутствия преемника - в архив.
В случае ликвидации или реорганизации администрации Города Томска в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на муниципальное хранение дел постоянного хранения и по личному составу, а незавершенных делопроизводством дел - организации-правопреемнику.