36. Работа с входящей корреспонденцией, поступающей от физических лиц, осуществляется в соответствии с порядком работы с обращениями граждан в Правительстве области и органах исполнительной власти области, утвержденным Губернатором области.
37. Работа с входящей корреспонденцией, поступающей от юридических лиц, в том числе с обращениями, поступающими от юридических лиц, осуществляется управлением делопроизводства и контроля Правительства области в следующем порядке:
направление документа на исполнение контролеру в соответствии с компетенцией или резолюцией Губернатора области, вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области или вице-губернатора области - Председателя Правительства области;
постановка в Отделе документа на контроль путем внесения в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирование контрольного листа по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению;
направление контролерам справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа (задания);
сбор и анализ отчетов об исполнении документов.
38. В случае поступления письменного обращения, адресованного конкретному должностному лицу или в конкретный государственный орган, и содержащего вопросы, решение которых не входит в компетенцию адресата, уведомление о переадресации поступившего обращения соответствующему должностному лицу, в государственный орган или орган местного самоуправления, в чью компетенцию входит рассмотрение указанных в обращении вопросов, подписывается тем должностным лицом или руководителем того государственного органа, в чей адрес обращение направлено первоначально.
39. Работа по организации Отделом контроля исполнения входящей корреспонденции, поступающей от федеральных органов власти в адрес Губернатора области и Правительства области, осуществляется в случае наличия просьбы об оказании содействия в решении вопроса, запроса какой-либо информации или наличия соответствующей резолюции Губернатора области, вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области о направлении в адрес обратившегося ответа.
40. Контролером является лицо, на имя которого поступило обращение.
Исключение составляют письма, поступившие в адрес Губернатора области, Правительства области, контролером которых является лицо, указанное первым в резолюции Губернатора области, вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, или лицо, определенное работником отдела документооборота управления делопроизводства и контроля Правительства области в соответствии с распределением обязанностей.
41. Входящие документы, поступающие от федеральных органов власти в адрес вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - министра промышленности и энергетики области, заместителя Председателя Правительства области - министра сельского хозяйства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, первого заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника управления кадровой политики и государственной службы Правительства области, заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника правового управления Правительства области, руководителя представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти, подлежат постановке на контроль в секретариатах указанных должностных лиц, управлении делами Правительства области, структурных подразделениях аппарата Губернатора области.
42. Персональную ответственность за своевременное доведение до сведения вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - министра промышленности и энергетики области, заместителя Председателя Правительства области - министра сельского хозяйства области, заместителей Председателя Правительства области и исполнителей информации о постановке документа на контроль (то есть передачу всех полученных из управления делопроизводства и контроля Правительства области документов) и своевременное доведение уведомления о продлении срока рассмотрения обращения до обратившейся организации несут руководители соответствующих секретариатов. Персональную ответственность за своевременное доведение до сведения своего руководителя и исполнителей информации о постановке документа на контроль (то есть передачу всех полученных из управления делопроизводства и контроля Правительства области документов) и своевременное доведение уведомления о продлении срока рассмотрения обращения до обратившейся организации несут начальники организационных и иных уполномоченных отделов соответствующих органов исполнительной власти области.
43. Контроль исполнения документа от его постановки на контроль до снятия с контроля осуществляется Отделом. Вся необходимая информация о ходе исполнения документа заносится Отделом в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота.
44. Сотрудниками секретариатов (организационных и иных уполномоченных отделов органов исполнительной власти области) в случае необходимости осуществляется ведение системы электронного документооборота "Практика" с занесением в нее всей необходимой информации.
45. Оригинал обращения в случае адресования Губернатору области и Правительству области, копия резолюции и второй экземпляр контрольного листа формируются в контрольное дело, которое находится в Отделе до сдачи его в архив.
46. Исходящая корреспонденция - инициативные письма, направляемые за подписью Губернатора области, вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - министра промышленности и энергетики области, заместителя Председателя Правительства области - министра сельского хозяйства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области.
Исходящая корреспонденция, направляемая за подписью Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, подлежит постановке на контроль в Отделе в следующих случаях:
наличие запроса какой-либо информации;
направление заявки на выделение денежных средств;
наличие ходатайства о включении Саратовской области в различные проекты и программы;
наличие требования о выполнении каких-либо обязательств другой стороной.
Исходящая корреспонденция, направляемая за подписью вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области - министра промышленности и энергетики области, заместителя Председателя Правительства области - министра сельского хозяйства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, в случае необходимости подлежит постановке на контроль в секретариатах, управлении делами Правительства области или структурных подразделениях аппарата Губернатора области.
47. Постановка на контроль осуществляется Отделом на основании резолюции вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, начальника управления делопроизводства и контроля Правительства области путем внесения в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирования контрольного листа по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.
Один экземпляр контрольного листа Отделом направляется контролеру в течение 1 рабочего дня с даты постановки документа на контроль, а другой помещается в контрольное дело.
48. Отделом принимаются меры упреждающего контроля: за неделю до истечения срока исполнения документа или его отдельных заданий контролеру направляется справка предупредительного контроля.
49. Контроль исполнения документа от его постановки на контроль до снятия осуществляется Отделом на основании отчетов, представляемых контролером в адрес Губернатора области и вице-губернатора области - Председателя Правительства области (разделение осуществляется в зависимости от подписанта инициативного письма).
50. Отделом еженедельно подводятся итоги исполнения в Правительстве области контрольной служебной корреспонденции по форме согласно приложениям N 4, 5 к настоящему Положению.