53. Вопросы организации контроля и проверки исполнения контролируемых документов должны предусматриваться в планах работы вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, министра области - руководителя аппарата Губернатора области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области.
54. Структурные подразделения, обеспечивающие контроль за исполнением документов в органах исполнительной власти области, при получении документов, взятых на контроль, заводят контрольные дела, в которые помещают:
документ, взятый на контроль;
контрольный лист документа;
план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа;
отчетные документы исполнителей;
уведомление организации о продлении срока исполнения обращения;
справки о ходе и результатах исполнения документа.
55. Непосредственный контроль по срокам представления отчетов об исполнении документов осуществляют руководители секретариатов вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, начальники организационных и иных уполномоченных отделов органов исполнительной власти области или другие уполномоченные соответствующим приказом работники не ниже начальника отдела.
Руководитель секретариата (начальник организационного отдела или иной уполномоченный работник):
своевременно доводит до сведения вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, руководителя органа исполнительной власти области и исполнителей информацию о постановке документа на контроль, то есть направляет исполнителям копии переданных из управления делопроизводства и контроля Правительства области контрольных листов;
своевременно информирует заявителя о продлении срока рассмотрения обращения;
организует работу по исполнению документа в установленные сроки;
не позднее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа подписанный контролером (в отношении поручений Губернатора области - не позднее установленного срока исполнителем, указанным в поручении первым) отчет на имя Губернатора области направляется в отдел документооборота управления делопроизводства и контроля Правительства области, а копия указанного отчета представляется в Отдел (в отношении документов, находящихся на контроле в Отделе) ежедневно, кроме пятницы, с 9.00 до 18.00, в пятницу и день, предшествующий праздничному дню, - до 13.00.