3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.
4. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
5. Для подписания электронных документов участников СЭД используются ЭП.
6. Каждый участник СЭД определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющее (имеющих) ЭП, при помощи которой подписываются электронные документы.
7. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в СЭД должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их только с помощью ЭП.
8. Прием и отправка электронных документов осуществляется службами делопроизводства участников СЭД.
9. регистрация электронных документов в СЭД осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88.
10. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество, наименование участника СЭД).
11. Доставка и отправка электронных документов осуществляются средствами СЭД.
12. Участник СЭД обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством СЭД, в течение одного дня с момента поступления электронных документов в организацию.
13. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Электронные документы, поступившие в выходные и праздничные дни, регистрируются в течение первой половины следующего рабочего дня.
14. Электронные документы, поступающие участнику СЭД, проходят в службах делопроизводства участников СЭД первичную обработку и регистрацию.
15. В СЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.
16. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
17. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.
18. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.
19. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.
20. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).
21. в СЭД службой делопроизводства участника СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
22. В целях учета и поиска электронных документов в СЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:
адресант;
адресат;
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;
вид документа;
тип документа;
дата документа;
номер документа;