Прием, регистрация, исполнение документов и отправка исходящей корреспонденции
62. Регистрация, ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции, оформление и отправка документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области. Прохождение документов в министерстве осуществляется в порядке, определяемом приложением N 12.
63. Корреспонденция принимается и учитывается в отделе организационно-методической работы министерства в журналах входящей корреспонденции (в соответствии с номенклатурой дел). При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
64. Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями не регистрируются и возвращаются исполнителю.
65. На документах, поступивших в канцелярию министерства после 16.00 текущего дня, проставляется регистрационный номер с датой следующего дня, на документах, поступивших после 16.00 в пятницу или в выходные и праздничные дни, - дата первого следующего за ними рабочего дня.
66. Контрольные дела заводятся на служебную корреспонденцию, поступившую от федеральных органов власти, Губернатора области, Правительства области, областной Думы и требующую ответа.
67. Документы в процессе их исполнения, а также при передаче из одного структурного подразделения в другое учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в отделе организационно-методической работы министерства.
68. Входящие документы после регистрации направляются для рассмотрения министром, заместителями министра (в соответствии с разграничением обязанностей). Рассмотренные ими документы с резолюцией передаются исполнителям. Исполнители либо их представители ставят отметку о получении документа в журнале регистрации документов.
69. Документы вышестоящих органов, а также документы, находящиеся в компетенции нескольких руководителей, представляются непосредственно министру, а в его отсутствие - исполняющему обязанности министра. Документы, рассмотренные министром (и. о. министра), с резолюцией поступают к заместителям министра, председателю комитета, которые обеспечивают доведение документов до исполнителей и контроль их исполнения.
70. При направлении документа на рассмотрение нескольким исполнителям основным является исполнитель, указанный в резолюции первым. На нем лежит обязанность сбора, обобщения информации и подготовки проекта ответа. Другие исполнители несут персональную ответственность за своевременное предоставление информации основному исполнителю (включая копию информации на электронных носителях).
71. В случае, если руководитель структурного подразделения считает, что подготовка ответа на полученный документ не входит в компетенцию отдела, либо требует дополнительной информации по компетенции других отделов, руководитель структурного подразделения готовит служебную записку с обоснованием на имя курирующего заместителя министра и представляет ее в отдел организационно-методической работы в день получения документа.
72. Копии контрольных документов находятся в отделе организационно-методической работы министерства. Отдел организационно-методической работы осуществляет контроль сроков прохождения данных документов. Руководителям структурных подразделений и ответственным за делопроизводство еженедельно направляется свод контрольных документов, подлежащих исполнению на следующей неделе. В случае нарушения сроков исполнения контрольных документов информация доводится до сведения руководства министерства.
73. Подготовленный по итогам рассмотрения ответ визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и представляется на подпись министру либо заместителю министра (в соответствии с резолюцией). Перед подписанием документа исполнитель обязан проверить правильность оформления в соответствии с приложением N 7, наличие всех страниц, правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений и после этого передать документ на подпись.
74. Подписанные документы поступают в отдел организационно-методической работы министерства для оформления, снятия с контроля, регистрации в книге исходящей корреспонденции (исходящий номер министерства присваивается на все документы, подписанные министром и заместителями министра). Отправка корреспонденции осуществляется по почте или с курьером согласно реестрам. Курьер осуществляет доставку корреспонденции ежедневно по адресу: ул. Большая Горная, д. 314/320 в 10.30., Правительство области в 14.30. Еженедельно по пятницам и в предпраздничные дни доставка корреспонденции осуществляется в Правительство области в 10.30., по адресу: ул. Большая Горная, д. 314/320 в 14.30.
75. Документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случае, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем, наложившим визу, по письменному ходатайству исполнителя.
76. Руководители структурных подразделений министерства несут персональную ответственность за качество рассмотрения поступающих к ним документов и их своевременное представление в вышестоящие органы.
Отдел организационно-методической работы министерства ежеквартально анализирует состояние документооборота в министерстве и о результатах докладывает министру или лицу его замещающему (в соответствии с распределением обязанностей).
Организация работы с обращениями граждан
77. Рассмотрение обращений, предложений, запросов, заявлений и жалоб граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, с распоряжением Губернатора области "Об административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Саратовской области", административным регламентом исполнения министерством здравоохранения области государственной функции по приему и рассмотрению предложений, жалоб и заявлений граждан.
78. Обращения, поступающие в министерство, в том числе и по электронной почте на сайт министерства, направляются в отдел организационно-методической работы для компьютерной регистрации. Контрольные карточки заводятся на обращения граждан, поступившие в министерство от федеральных органов власти, из приемной Губернатора и Правительства области, областной Думы.
Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления.
79. Зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение министра, заместителей (в соответствии с разграничением обязанностей), либо других должностных лиц, в компетенции которых находится решение поставленных вопросов. Рассмотренные документы с резолюцией направляются исполнителю, которые ставят отметку о получении документа в журнале раздачи документов.
80. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям, то обобщающий ответ готовит исполнитель, указанный в резолюции первым. Другие исполнители несут персональную ответственность за своевременное предоставление информации ответственному исполнителю (включая копию информации на электронных носителях) не позднее 4 календарных дней до окончания установленного срока.
81. Обращения граждан должны быть исполнены в указанные сроки или сроки, определенные резолюцией в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и административным регламентом исполнения министерством здравоохранения области государственной функции по приему и рассмотрению предложений, жалоб и заявлений граждан.
82. Ответственность за несоблюдение сроков рассмотрения обращений, некачественное их рассмотрение либо представление проектов ответов с нарушениями Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, административного регламента исполнения министерством здравоохранения области государственной функции по приему и рассмотрению предложений, жалоб и заявлений граждан несут руководители соответствующих структурных подразделений.
83. При рассмотрении обращений в исключительных случаях министр, заместитель министра вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее министру.