142. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.
143. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
144. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.
145. Индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела по работе со служебной документацией.
146. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО работником отдела по работе со служебной документацией.
147. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;