64. Письма составляются для решения оперативных вопросов и могут быть различного содержания: запросы, задания, сообщения, разъяснения, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных законодательством сроков исполнения поручений, запросов.
Содержание и сроки подготовки письма должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Письма печатаются на бланках установленного образца форматов А4 или А5.
При оформлении письма не допускается использование оборотной стороны листа.
Проекты писем должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства, в которых подготовлены вышеуказанные проекты писем, или указанных в резолюции, заместителями Министра, курирующими соответствующее структурное подразделение, если подписание письма осуществляется Министром. Согласование оформляется визой.
Виза проставляется на обратной стороне последнего листа второго экземпляра письма.
Все подготовленные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.
65. Докладные, служебные и объяснительные записки.
Докладная записка - документ, адресованный руководителям структурных подразделений Министерства, заместителям Министра, Министру и информирующий их о сложившейся ситуации, выполненной работе (в том числе поручений Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений), содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная, служебная записка готовится в инициативном порядке либо по поручению руководителя, для принятия решения руководителем по вопросу, содержащемуся в докладной, служебной записке.
Служебные записки, содержащие поручения структурным подразделениям Министерства направляются в адрес заместителя Министра, курирующего соответствующее структурное подразделение Министерства.
Обязательными реквизитами докладной, служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись руководителя структурного подразделения, исполнитель.
Текст докладной записки состоит из двух частей: констатирующей, где описывается ситуация, излагаются факты, резолютивной, где излагаются выводы, предложения, просьбы.