188. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Главном управлении образован архив Главного управления.
Порядок работы архива Главного управления определяется в соответствии с Положением об архиве Главного управления.
189. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в отделе Главного управления. Опись передачи дел отделов составляется по форме согласно приложению N 36 к настоящей Инструкции.
190. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
191. Передача дел в архив Главного управления осуществляется в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.
Проект распоряжения Главного управления об утверждении графика передачи дел в архив Главного управления в предстоящем году подготавливается работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, ежегодно, до 15 декабря.
Подготовленные и оформленные дела передаются отделами в архив Главного управления ежегодно, не позднее 25 сентября текущего года, в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.
192. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Главного управления работником, ответственным за ведение архивного дела, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Главного управления. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов Главного управления обязаны устранить.
193. В случае ликвидации или реорганизации отдела Главного управления работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном отделе Главного управления, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Главного управления.